Allgemeine Informationen

Basis der Aktenlöschung ist immer das bei dem Probanden hinterlegte Aktenverfallsdatum, welches Sie in der Registerkarte "Sonstiges" innerhalb des Probandenstammblatt einsehen können:

Das Aktenverfallsdatum beim Probanden wird immer überprüft bzw. neu berechnet, wenn Sie eine Untersuchung beim Probanden beurteilen.

Basis dieser Berechnung sind verschiedene Konstellation zur Definition der Aufbewahrungsdauer, welche in den nachfolgenden Schritten beschrieben werden.

1. Standardtabelle Untersuchungsarten

In der Standardtabelle Untersuchungsarten (zu finden unter Daten -> Standardtabellen -> Untersuchungen), können Sie pro Untersuchung eine Aufbewahrungsdauer definieren. Die Angabe dessen ist in Monaten vorzunehmen.

Beispiel: 
Bei der Untersuchung mit der Nr. 2 wurde eine Aufbewahrungsdauer von 96 Monaten (8 Jahre) hinterlegt.

2. Erweiterte Einstellungen

In den erweiterten Einstellungen (zu finden unter Daten -> Einstellungen -> erweiterte Einstellungen -> Globale Einstellungen/Proband) können Sie eine allgemeine Aufbewahrungsdauer in Monaten hinterlegen. Die Einstellung lautet "Akten verfallen in XX Monat(en)" und es wurden in diesem Beispiel 240 Monate (20 Jahre) eingetragen.

Diese Einstellung greift nur auf die Untersuchungen zu, welche in den Standardtabellen keine andere Aufbewahrungsdauer hinterlegt haben. 

Hinweis: Ist in den Standardtabellen bei der Untersuchung als auch in den erweiterten Einstellungen keine Aufbewahrungsdauer hinterlegt, greifen standardmäßig 120 Monate (10 Jahre).

Beispiel

Bei einem neu angelegten Probanden ohne Untersuchungen, wird das Aktenverfallsdatum schon auf 240 Monate (20 Jahre) gesetzt, da diese Frist in den Einstellungen hinterlegt ist. Nun führe ich beim Probanden die Strahlenschutzuntersuchung durch, welche mit einer Aufbewahrungsdauer von 480 Monaten (40 Jahre) gekennzeichnet ist. Automatisch wird das Verfallsdatum berechnet: Heute + 40 Jahre

Akten (Probanden) löschen

Für Probanden, welche das Aktenverfallsdatum bereits überschritten haben, kann die Funktion "Akten löschen" genutzt werden. Diese Funktionalität finden Sie im Menüpunkt Daten:

Es öffnet sich das nachfolgende Fenster, wo Ihnen alle Probanden aufgelistet werden, bei denen das Aktenverfallsdatum überschritten wurde. (Aktenverfallsdatum < Heute)

Sie können nun mehrere Probanden einzeln markieren und nur diese ausgewählten anhand der Schaltfläche  aus Ihrem System entfernen.

Anhand der Schaltfläche  entfernen Sie alle in dem Fenster "Akten löschen" angezeigten Probanden aus dem System.

Hinweis: Mit der Funktion "Gewählte Löschen" und "Alle Löschen", entfernen Sie die Probanden unwiederruflich aus Ihrem System! Die Daten können nicht wiederhergestellt werden!

Nachdem Sie die Schaltfläche oder  ausgewählt haben, erscheint eine Sicherheitsabfrage, ob Sie die Probanden wirklich aus dem System entfernen möchten. Sobald Sie "Ja" auswählen, werden die Probanden aus dem System entfernt. Über "Nein" können Sie den Vorgang abbrechen.

Verfallsdaten aller Probanden aktualisieren

Innerhalb des Menüpunkt Daten finden Sie im Bereich System den Punkt „Verfallsdaten aller Probanden aktualisieren“.

Hinweis: Der Punkt System ist nur zu sehen, wenn die Berechtigung (siehe Artikel Berechtigung SE (Systemeinstellungen)) auf Voll eingestellt ist.

Diese Funktionalität sollten Sie nur dann einsetzen, wenn Sie Aufbewahrungsfristen in Ihrem System verändert haben! Sobald Sie den Menüpunkt auswählen, werden alle Aktenverfallsdaten sämtlicher Probanden überprüft und neu berechnet.

Auch hier erscheint vorab eine Sicherheitsabfrage, ob die Neuberechnung der Aktenverfallsdaten durchgeführt werden soll:

Wenn alle Aktenverfallsdaten neu berechnet/aktualisiert wurden, erscheint folgender Hinweis: